Rapportering - mobilitet, høyere utdanning

Interimrapportering europeisk mobilitet

Underveis i prosjektperioden må alle institusjoner levere inn en interimrapport som viser den foreløpige gjennomføringen av prosjetet. Interimrapportens formål er todelt; (1) se hvordan prosjektene forløper underveis og (2) finne ut om det vil være penger som kan refordeles mellom institusjonene som deltar i tiltaket. 

Hvordan interimrapporten gjennomføres:

Diku sender ut en e-post til alle institusjonene med et skjema som skal fylles ut og returneres innen en gitt frist. Fristen for interimrapporteringen står i kontrakten mellom Diku og institusjonen (i første del), og den publiseres på Diku sine nettsider om tiltaket. 

I interimrapporten skal institusjonen rapportere hvor mange studenter og ansatte som hittil har reist på utvekslingsopphold, hvor mange studenter og ansatte de vet at de kommer til å sende ut i resten av prosjektperioden, samt hvor mye penger de har brukt og skal bruke til stipendmidler for de ulike mobilitetskategoriene. Det rapporteres altså både på antall mobiliteter per kategori og pengebruk. Interimrapporten kan også fungere som en søknad om mer midler, dersom en institusjon rapporterer at de planlegger å sende ut flere studenter og/eller ansatte enn hva de opprinnelig fikk tildeling til. 

Hvordan interimrapporten behandles:

Når Diku har mottatt interimrapporter fra samtlige institusjoner blir disse gjennomgått, og Diku får slik en samlet oversikt over foreløpig bruk av midler innen tiltaket. Diku kan deretter foreta en refordeling av midler dersom noen institusjoner melder at de ikke får til å bruke alle midlene de opprinnelig fikk tildelt mens andre melder om at de har fått tildelt for lite midler.

Når interimrapportene er ferdig behandlet, gjennomføres nye utbetalinger til institusjonene. Da får institusjonene utbetalt de resterende midlene fra den opprinnelige tildelingen, samt eventuelle ekstra/nytildelte midler. Institusjoner som rapporterer at de ikke vil være i stand til å bruke opp de opprinnelig tildelte midlene, vil enten ikke få en ny tildeling eller måtte tilbakebetale penger til Diku. Alle institusjoner vil bli informert per brev om utfallet av interimrapporten og eventuelle nye utbetalinger eller krav om tilbakebetaling.