Rapportering - mobilitet, høyere utdanning

Interimrapportering global mobilitet

I løpet av prosjektperioden skal den norske institusjonen levere én interimrapport, og én sluttrapport. Frist for levering står i kontrakten (Special conditions). Diku sender også ut påminnelser i god tid før rapportering.

Underveis i prosjektperioden må alle institusjoner levere inn en interimrapport som viser den foreløpige gjennomføringen av prosjektet. Interimrapportens formål er tredelt; (1) se hvordan prosjektene forløper underveis, (2) finne ut om det vil være penger som kan refordeles mellom institusjonene som deltar i tiltaket og (3) fungere som en søknad for å få utbetalt resterende midler. 

Hvordan interimrapporten gjennomføres:

Fristen for interimrapporteringen står i kontrakten mellom Diku og institusjonen (i første del), og den vil variere avhengig av hvorvidt det er et to-årig eller tre-årig prosjekt. Interimrapporteringen gjøres i Mobility Tool+, på samme måte som sluttrapporteringen. I interimrapporten skal institusjonene kun rapportere på antall gjennomførte mobiliteter og planlagte mobiliteter, altså er det ingen kvalitative spørsmål som skal besvares, utover et kommentarfelt.

Dersom institusjonene har brukt mer enn 70 % av de midlene de fikk utbetalt i førstegangsutbetalingen, får de utbetalt 40 % av midlene. Hvis de har brukt mindre enn 70 %, får de en ny sjanse til å rapportere til Diku når de har brukt 70 %.

Hvordan interimrapporten behandles: 

Når Diku har mottatt interimrapporter fra samtlige institusjoner blir disse gjennomgått, og Diku får slik en samlet oversikt over foreløpig bruk av midler innen tiltaket. Diku kan deretter foreta en refordeling av midler dersom noen institusjoner melder at de ikke får til å bruke alle midlene de opprinnelig fikk tildelt mens andre melder om at de trenger mer midler. Det må være midler tilgjengelig i den spesifikke regionen man ønsker mer midler til. 

Når interimrapportene er ferdig behandlet, gjennomføres nye utbetalinger til institusjonene. Da får institusjonene utbetalt de resterende midlene fra den opprinnelige tildelingen, samt eventuelle ekstra/nytildelte midler. Institusjoner som rapporterer at de ikke vil være i stand til å bruke opp de opprinnelig tildelte midlene, vil enten ikke få en ny tildeling eller måtte tilbakebetale penger til Diku. Alle institusjoner vil bli informert per brev om utfallet av interimrapporten og eventuelle nye utbetalinger eller krav om tilbakebetaling.