Rapportering - mobilitet, høyere utdanning

Sluttrapportering global mobilitet

I løpet av prosjektperioden skal den norske institusjonen levere én interimrapport, og én sluttrapport. Frist for levering står i kontrakten (Special conditions). Diku sender også ut påminnelser i god tid før rapportering.

Innen 60 dager etter at prosjektperioden er over skal institusjonen levere inn en sluttrapport for prosjektet. Sluttrapporten genereres elektronisk i Mobility Tool+. Rapporten henter inn en rekke statistiske data fra MT+, både for innreisende og utreisende studenter og ansatte, og institusjonen skal kommentere på det statistiske datamaterialet samt besvare en del spørsmål i rapportskjemaet om gjennomføringen av mobilitetsprosjektet. Rapporten leveres inn elektronisk via MT+. Rapporten kan skrives på norsk eller engelsk, men innledningen (summary) må alltid skrives på engelsk. 

Vurdering og kontroll av sluttrapporter

Vurdering og kontroll av sluttrapporter gjennomføres etter at prosjektperioden er avsluttet og sluttrapporten er levert til Diku. Behandlingstiden er 60 dager. 

Kvalitativ kontroll:

Alle rapporter leses og vurderes av Diku. Sluttrapportene brukes for at Diku skal få et inntrykk av om institusjonene gjennomfører prosjektene i henhold til kontraktsbestemmelsene og om arbeidet institusjonene gjør med Erasmus+-mobilitet er av god kvalitet. Sluttrapportene brukes også gjerne som bakgrunnsinformasjon når Diku skal på institusjons- eller monitoreringsbesøk til institusjonen. 

Økonomisk kontroll:

Det utføres kontroll av alle innleverte sluttrapporter hvor hver enkelt mobilitet blir kontrollert. Diku gjennomfører en evaluering av budsjettkategoriene registrert i Mobility Tool+. Kontrollen omfatter en gjennomgang av registrerte kostnader for enhetsbidrag (Individual support, Travel og Organisational support) og faste kostnader (Special needs support). Formålet er å kontrollere at kostnadene er i tråd med kontraktens føringer og at varigheten på aktiviteten overholdes slik det er definert i Erasmus+ programguide.

Midlene som Diku utbetaler i prosjektperioden skal sees på som forskuddsbetalinger inntil sluttrapporten er godkjent. I tilfeller hvor tildelte midler er ubrukt eller skal tilbakebetales av andre grunner vil Diku kreve midlene tilbakebetalt i euro. Ved retur av midler vil Diku fakturere de aktuelle institusjonene. 

Dersom Diku finner mangler eller har spørsmål angående sluttrapporten vil institusjonen blir kontaktet.

Tilbakemelding på sluttrapporten:

Når kontrollen er gjennomført vil institusjonen motta brev som svar. I brevet gis det tilbakemelding på de kvalitative delene av rapporten, samt gjennomgangen av budsjettet.
Diku evaluerer rapportene basert på følgende kriterier.

1) Qualitative objectives: the extent to which the original qualitative objectives of the project were met – Maximum 40 points

2) Quantitative objectives: the extent to which the original quantitative objectives of the project were met – Maximum 40 points

3) Impact and dissemination – Maximum 20 points

Institusjonen kan motta maksimalt 100 poeng.

• Above 75 points: the project is considered very good to excellent in terms of qualitative and quantitative results and these results are worth disseminating more widely.
• Between 50 and 75 points: the project is considered average to good.
• Below 50 points: such a low score should be applied in exceptional cases. Consequences of the low score are set out in the grant agreement, annex III part B.

Se Europakommisjonens guide til evaluering av sluttrapporter i Global mobilitet.